Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Về bản chất, hợp đồng lao động điện tử vẫn là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điểm khác biệt nằm ở hình thức thể hiện, ký kết, gửi nhận và lưu trữ hợp đồng được thực hiện bằng phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại thông minh hoặc hệ thống phần mềm chuyên dụng.

Với VNPT eContract, doanh nghiệp có thể số hóa nhiều khâu trong quy trình hợp đồng như khởi tạo, luân chuyển, phê duyệt, ký điện tử/ký số, lưu trữ, tra cứu và quản lý trạng thái hợp đồng trên cùng một nền tảng. VNPT eContract là nền tảng cho phép các bên giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử, hỗ trợ giảm thời gian, chi phí trong quá trình khởi tạo, đàm phán, ký kết, quản lý và tra cứu hợp đồng.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?

Câu trả lời là có, nếu việc giao kết được thực hiện đúng quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, chữ ký điện tử/chữ ký số, bảo mật dữ liệu và các quy định pháp luật liên quan.

Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định: hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 được ban hành ngày 20/11/2019 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.

Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng khẳng định nguyên tắc quan trọng: thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.

Bên cạnh đó, Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản, nếu đáp ứng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đặc biệt, từ năm 2026, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP đã thiết lập khuôn khổ riêng về hợp đồng lao động điện tử. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; chậm nhất đến ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành và việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo Nghị định này.

Căn cứ pháp lý cần lưu ý khi triển khai hợp đồng lao động điện tử

Khi triển khai hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các nhóm căn cứ pháp lý chính sau:

Thứ nhất, Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ trực tiếp ghi nhận giá trị của hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Thứ hai, Luật Giao dịch điện tử 2023 là nền tảng pháp lý chung cho thông điệp dữ liệu, giao kết hợp đồng điện tử, gửi nhận dữ liệu điện tử, chữ ký điện tử và các giao dịch thực hiện bằng phương tiện điện tử.

Thứ ba, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đây là văn bản cần được cập nhật vào bài viết thay cho cách trình bày chung chung trước đây.

Thứ tư, Nghị định số 23/2025/NĐ-CP là căn cứ hiện hành về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025. Văn bản này thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Nghị định 48/2024/NĐ-CP, trừ trường hợp chuyển tiếp theo quy định.

VNPT eContract hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

VNPT eContract là giải pháp hợp đồng điện tử do VNPT phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi quy trình ký kết từ phương thức giấy sang phương thức điện tử. Theo VNPT, giải pháp này hỗ trợ các chức năng như quản lý tài khoản người dùng, quản lý quá trình đàm phán điều khoản hợp đồng, ký điện tử, xác minh định danh eKYC và lưu trữ, tra cứu hợp đồng sau khi ký.

Đối với phòng Nhân sự, VNPT eContract có thể hỗ trợ hiệu quả trong các tình huống như ký hợp đồng với nhân sự ở xa, ký hợp đồng với số lượng lớn lao động, luân chuyển hồ sơ nội bộ, quản lý trạng thái hợp đồng và tìm kiếm lại hồ sơ khi cần đối chiếu. Việc chuyển đổi này giúp giảm phụ thuộc vào giấy tờ, hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ, tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ.

Về bảo mật, VNPT cho biết VNPT eContract ứng dụng các cơ chế như xác thực người dùng, mã hóa tệp hợp đồng, kiểm soát quyền truy cập, lưu vết quá trình tương tác và hỗ trợ kiểm tra quá trình ký khi phát sinh tranh chấp.

Ngoài ra, VNPT đã được Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương trao Giấy xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, trở thành tổ chức được phép cung cấp và triển khai dịch vụ CeCA. Theo VNPT, hợp đồng được chứng thực có khả năng tra cứu, xác thực tính toàn vẹn, tính chống chối bỏ của chủ thể ký và hỗ trợ bảo mật thông tin hợp đồng.

Vì sao doanh nghiệp nên ứng dụng hợp đồng lao động điện tử?

Việc ứng dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ là xu hướng công nghệ mà còn là giải pháp quản trị phù hợp với mô hình doanh nghiệp hiện đại.

Trước hết, hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giao kết. Người lao động có thể tiếp nhận, xem xét và ký hợp đồng từ xa thông qua thiết bị điện tử, thay vì phải trực tiếp đến văn phòng hoặc chờ hồ sơ giấy chuyển phát qua nhiều khâu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung toàn bộ hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng bị trả lại hoặc hợp đồng cần bổ sung phụ lục. Điều này giúp bộ phận Nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ, tra cứu hồ sơ và hạn chế sai sót trong quá trình lưu trữ.

Hợp đồng lao động điện tử cũng góp phần nâng cao tính minh bạch. Khi hệ thống ghi nhận lịch sử thao tác, thời điểm ký, chủ thể ký và trạng thái xử lý, doanh nghiệp có thêm cơ sở để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Về chi phí, việc giảm in ấn, chuyển phát, lưu kho và quản lý hồ sơ giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể nguồn lực vận hành, nhất là với các đơn vị có quy mô nhân sự lớn hoặc thường xuyên phát sinh hợp đồng, phụ lục, quyết định, thỏa thuận lao động.

Lưu ý để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý vững chắc

Để hợp đồng lao động điện tử được triển khai an toàn và đúng quy định, doanh nghiệp cần bảo đảm các yếu tố cơ bản: người ký đúng thẩm quyền; người lao động được cung cấp đầy đủ nội dung hợp đồng; hợp đồng thể hiện rõ các điều khoản bắt buộc theo pháp luật lao động; chữ ký điện tử/chữ ký số được sử dụng hợp lệ; dữ liệu hợp đồng được lưu trữ an toàn, có thể truy cập, tra cứu và đối chiếu khi cần.

Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử có cơ chế định danh, xác thực, phân quyền, lưu vết, bảo mật dữ liệu và hỗ trợ chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định. Đây là những yếu tố quan trọng giúp hạn chế rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp lao động hoặc khi cần làm việc với cơ quan quản lý, đối tác, kiểm toán, thanh tra.

VNPT eContract – giải pháp số hóa hợp đồng lao động cho doanh nghiệp

Hợp đồng lao động điện tử là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa hoạt động nhân sự. Khi được triển khai đúng quy định, hình thức này có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và hiệu quả quản lý.

Với nền tảng VNPT eContract, doanh nghiệp có thể từng bước chuyển đổi quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động sang môi trường số một cách an toàn, thuận tiện và phù hợp với xu hướng quản trị hiện đại.

Liên hệ VNPT để được tư vấn lộ trình triển khai VNPT eContract phù hợp với quy mô, mô hình nhân sự và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

#NVT